اتوماسیون اداری چیست؟ | تعریف اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟ | تعریف اتوماسیون اداری

تعریف اتوماسیون اداری: برای اتوماسیون اداری تعاریف متعددی تا کنون ارایه شده است، نخست به بررسی تعدادی از تعاریف ارایه شده می پردازیم و در انتها تعریف برنا را از اتوماسیون اداری ارایه می دهیم.   تعریف اتوماسیون اداری توسط ویکی پدیا فارسی : "خودکارسازی اداری ( اتوماسیون اداری ) مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای دخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود. "  [منبع]   تعریف اتوماسیون اداری توسط ویکی پدیا : "نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند. "  [منبع]   تعریف اتوماسیون اداری توسط ویکی کتاب فارسی : "اتوماسیــــون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود."   اتوماسیون اداری از دیدگاه ریموند (۱۹۹۸) : "توماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است."   اتوماسیون اداری از دیدگاه ویس (۱۹۹۲) : سیستمهای اطلاعات اداری از امور اداری ازطــــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین ارباب رجوع ان دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند.   اتوماسیون اداری از دیدگاه دهدشتیان (۱۳۷۸) : اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.   از نظر برنا مکانیزه شدن کلیه ی فعالیت های جاری در هر سازمان، اتوماسیون اداری نام دارد. اتوماسیون اداری باید بتواند در چارچوب تعریف شده همانند انسان فکر و عمل کند تا باعث بالا رفتن کارایی و اثر بخشی سازمان گردد. فواید اتوماسیون اداری : اتوماسیون اداری در صورتی که به درستی راه اندازی شود باعث کاهش بروکراسی اداری شده و همچنین تکیه سازمان را از اشخاص کم میکند. در گام بعدی اتوماسیون اداری به سازمان نظم بخشیده و باعث جلوگیری از تکراری کاری توسط پرسنل دیگر می شود. فواید فوق الذکر، برخی از تاثیرات مستقیم اتوماسیون اداری به شمار می آیند. از تاثیرات غیر مستقیم اتوماسیون اداری می توان به صرفه جویی در هزینه ، کاهش اتلاف منابع سازمانی و حفظ محیط زیست اشاره کرد.   مشکلات اتوماسیون اداری : در صورتی که اتوماسیون اداری در سازمان به درستی راه اندازی و اجرا نشود میتواند باعث به وجود آمدن جزیره های اطلاعاتی، انجام موازی امور اداری به صورت مکانیزه و سنتی گردد که برون رفت از این مشکلات، سازمان را متحمل هزینه خواهد کرد.   تا اینجا متوجه شدیم که اتوماسیون اداری چیست و وجود آن در هر سازمان الزامیست. اما پیاده سازی آن بسیار مهم بوده و میبایست به آن توجه زیادی گردد. در ادامه به بررسی برخی از امکانات پایه در سیستم های اتوماسیون اداری می پردازیم.   امکانات اتوماسیون اداری : دبیرخانه الکترونیک   کارتابل الکترونیک   موتور گزارش ساز   موتور گردش کار   موتور فرم ساز   مدیریت جلسات   آرشیو مستندات   امور پرسنلی   مکاتبات داخلی   تحت وب در حال حاضر تحت وب بودن سیستم های اتوماسیون اداری یکی از مهمترین موارد مورد بحث در نرم افزار های اتوماسیون اداری کشور است، چراکه دیگر محدود بودن دسترسی به نرم افزار های اداری پذیرفتنی نیست. بیشتر مردم تمایل دارند تا در هر زمان و هرکجا که باشند بتوانند به کارهای روزانه خود توسط گوشی تلفن همراه و یا تبلت خود دسترسی داشته باشند پس نرم افزار مورد استفاده هیچگونه محدودیتی در کارکرد بیرون از محل کار در مقایسه با داخل سازمان نباید داشته باشد.   برای بررسی و کسب اطلاعات بیشتر در خصوص اتوماسیون اداری برنا به صفحه ی اتوماسیون اداری برنا مراجعه نمایید.
اتوماسیون اداری چیست؟ | برنا